Manajemen Berkas dan Organisasi Berkas

1. Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur." Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

 Berkas komputer (bahasa Inggris: computer file) adalah identitas dari data yang disimpan di dalam sistem berkas yang dapat diakses dan diatur oleh pengguna. Sebuah berkas memiliki nama yang unik dalam direktori di mana ia berada. Alamat direktori dimana suatu berkas ditempatkan diistilahkan dengan path.

Nama Berkas

Sistem berkas akan memberikan sebuah nama terhadap sebuah berkas agar dapat dikelola dengan mudah. Meski oleh sistem berkas penamaan dilakukan dengan menggunakan angka-angka biner, sistem operasi dapat menerjemahkan angka-angka biner tersebut menjadi karakter yang mudah dipahami. 

Atribut Berkas

Sebuah berkas berisi aliran data (atau data stream) yang berisi sekumpulan data yang saling berkaitan serta atribut berkas (yang bersifat wajib atau opsional), yang kadang-kadang disebut properties yang berisi informasi yang berkaitan dengan berkas yang bersangkutan. Informasi mengenai kapan sebuah berkas dibuat adalah contoh dari atribut berkas.

Ukuran Berkas

Ukuran sebuah berkas umumnya direpresentasikan dalam satuan bita (byte). Jika bilangan terlalu besar untuk direpresentasikan dalam satuan bita, maka dapat menggunakan satuan KiB (kibibita, yang berarti 1,024 bita), MiB (mebibita, yang berarti 1,048,576 bita), GiB (gibibita, yang berarti 1,073,741,824 bita), dan TiB (tebibita, yang berarti 1,099,511,627,776 bita), selain tentunya menggunakan satuan KB (kilobita, yang berarti 1,000 bita), MB (megabita, yang berarti 1,000,000 bita), GB (gigabita, yang berarti 1,000,000,000 bita), dan TB (Terabita, yang berarti 1,000,000,000,000 bita).

Dalam mekanisme penyimpanan berkas, komputer akan menyimpan berkas dalam dua jenis ukuran: ukuran fisik dan ukuran logis. Ukuran fisik berkas merujuk kepada ukuran aktual dari berkas, yakni berapa banyak bita yang terdapat di dalam berkas. Sementara ukuran logis merujuk kepada jumlah ruangan yang dialokasikan oleh sistem berkas untuk menempatkan berkas yang bersangkutan di dalam media penyimpanan. Ukuran berkas fisik umumnya lebih besar dibandingkan dengan ukuran berkas logisnya. Sebagai contoh, untuk mengalokasikan berkas berukuran logis 5125 bita, dalam sebuah media penyimpanan yang diformat dengan sistem berkas yang menggunakan ukuran unit alokasi 4096 bita, komputer akan mengalokasikan dua buah unit alokasi, yang berukuran 4096 dan 4096, sehingga menghabiskan 8192 bita. Meski ukuran logis berkas tersebut 5125 byte, komputer mengalokasikan 8192 bita, membuat 3067 bita tidak digunakan (disebut sebagai wasted space atau slack space).

Contoh Manajemen Berkas

Berkas komputer secara fisik dapat diatur oleh sistem berkas yang digunakan oleh media penyimpanan di mana berkas disimpan. Secara logis, pengguna membutuhkan sebuah utilitas untuk melakukan manajemen berkas, yang sering disebut manajer berkas (file Manager). Contoh dari manajer berkas adalah Windows Explorer dalam sistem operasi Windows, Norton Commander, Konqueror (dalam KDE), Nautilus (dalam GNOME), Midnight Commander, dan DOS Shell (dalam sistem operasi DOS).

        2.  Organisasi

Organisasi berasal dari bahasa Yunani (ὄργανον, organon ) yang memiliki arti alat, Organisasi adalah sekelompok orang dalam suatu perkumpulan untuk membentuk sebuah tujuan yang sama.
Dalam ilmu social organisasi dipelajari dalam berbagai bidang ilmu. Terutama sosiologi, ekonomi ilmu politik psikologi dan manajemen. Kajian yang menyinggung tentang organisasi sering disebut studi organisasi (Organizational studies), Perilaku Organisasi (Organizational behaviours), atau  analisa Organisasi (Organization Analysis).

Dalam kaitannya dengan ilmu komputer dikenal dengan Organisasi Berkas.

Organisasi berkas terdiri atas :                               

1.      Organisasi Sequential 

Organisasi berkas indeks sequential adalah Berkas/file yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat diakses secara sequential maupun secara direct (langsung) atau kombinasi keduanya, direct dan sequential data merupakan segala sesuatu yang masih dalam bentuk bahan mentah yang akan diproses. Data yang sudah diproses tersebut dan berguna bagi orang yang menerimanya ini disebut sebagai informasi. 

2.      Organisasi Index 

Merupakan gabungan dari organisasi file sequential dan random. Pada saat perekaman data pertama kali file dibentuk (create file), dengan cara sequential. Untuk pembacaan data dan penulisan data setelah file dibentuk, dapat dilakukan secara sequential maupun random. Sequential file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya. 

 

Contoh :

Organisasi Sequensial

Tabel Data Pribadi Mahasiswa

No     NIM             Nama                   Jenis Kelamin                    Alamat

1    10110002   Arnoldus Solo                Laki-laki            Liliba-Kota Kupang

2    10110040   Yusren Nesimnasi          Laki-laki            Sikumana-Kota Kupang

3    10110011   Kanisius Tillis                Laki-laki            Komp. Belakang Undana-Kota Kupang

4    10110012   Kristoforus P. Marwa     Laki-laki            Naikoten 1-Kota Kupang

5    10110039   Arwan Saeketu               Laki-laki            Naioni-Kota Kupang

6    5095011   Angga Priandani               Laki-laki           Jl. Sudirman 56 - Deli Tua

7    5095013   Destin Widya                  Perempuan         Jl. Gaperta 123 - Medan

8    5095015   Abdillah                            Laki-laki          Jl. Adipura, Gg. Dipo - Binjai

9    5095017   Dian Dwi Angresia         Perempuan         Jl. T.Amir Hamzah 12 - Binjai

10  5095019   Asharuddin                        Laki-laki         Jl. Sempurna 45 C - Medan

Sekian penjelasan saya kali ini mengenai sistem berkas. Semoga bermanfaat :)

Sumber dan Referensi :

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://id.wikipedia.org/wiki/Berkas_komputer

http://bagussugihharno.blogspot.com/2012/04/organisasi-berkas-sequential.html

 

»»  READMORE...

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1.      DSS/SPK

    Sistem pendukung keputusan (Inggris: decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari             sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan))         yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

Tahapan SPK:

• Definisi masalah
• Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan
• pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan
• menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase)

Tujuan dari SPK:

• Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur
• Mendukung manajer dalam mengambil keputusan
• Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan

2.      Mengapa menggunakan DSS/SPK

      Manfaat dari SPK adalah :

1. SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya.
2. SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
3. SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.
4. Walaupun suatu SPK, mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun ia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya, karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.

3.      MIS

Sistem Informasi Manajemen (SIM ) atau dalam bahasa Inggris (Management Information System) adalah studi tentang manusia, teknologi , organisasi dan hubungan di antara mereka . MIS profesional membantu perusahaan menyadari manfaat maksimal dari investasi dalam personil, peralatan , dan proses bisnis . MIS adalah bidang yang berorientasi pada orang dengan penekanan pada layanan melalui teknologi . Jika Anda memiliki kepentingan dalam teknologi dan memiliki keinginan untuk menggunakan teknologi untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat , gelar dalam MIS mungkin tepat untuk Anda .

Bisnis menggunakan sistem informasi di semua tingkat operasi untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data . Agregat manajemen dan menyebarkan data ini dalam bentuk informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan operasi bisnis sehari-hari . Setiap orang yang bekerja dalam bisnis , dari seseorang yang membayar tagihan kepada orang yang membuat keputusan kerja , menggunakan sistem informasi . Sebuah dealer mobil bisa menggunakan database komputer untuk melacak yang menjual produk terbaik. Sebuah toko eceran mungkin menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk menjual produk melalui Internet . Bahkan , banyak (jika bukan sebagian besar) bisnis berkonsentrasi pada keselarasan dari MIS dengan tujuan bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif atas bisnis lain .

MIS profesional membuat sistem informasi untuk pengelolaan data ( yaitu , menyimpan , mencari dan menganalisis data ) . Selain itu, mereka mengelola berbagai sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan manajer , staf dan pelanggan . Dengan bekerja sama dengan berbagai anggota kelompok kerja mereka , serta dengan pelanggan dan klien , profesional MIS dapat memainkan peran kunci dalam bidang-bidang seperti keamanan informasi , integrasi dan pertukaran . Sebagai MIS utama , Anda akan belajar untuk merancang , menerapkan dan menggunakan sistem informasi bisnis dengan cara yang inovatif untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan Anda .

Tujuan Umum

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

4.      Hubungan DSS dan MIS

• Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
• Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

DSS itu dirancang untuk menjawab kebutuhan lingkungan informasi yang terstruktur ataukah yang tidak terstruktur, ataukah mungkin kombinasi antara keduanya. Dapatkah anda menjelaskan mengapa DSS itu diperlukan disamping MIS.

Sumber : 

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pendukung_keputusan

http://cireks.blogspot.com/2008/03/soal-dan-jawaban-sistem-informasi.html

http://mays.tamu.edu/info/what-is-mis/

http://sasyniez.wordpress.com/2011/12/19/hubungan-antara-tps-dssess-mis-kwsoas/

http://hairun-nisya.blogspot.com/2012/11/manfaat-sistem-pendukung-keputusan-spk.html

 semoga bermanfaat. GB

»»  READMORE...